Depuis le 1er juillet 2008, les membres de l’ACCAM sont automatiquement membres de BottomlineHR.com, gratuitement, pour une période d’un an. En particulier, l’ACCAM a acheté les droits pour toutes ses compagnies membres d’utiliser le site Web de BottomlineHR.com pour une période d’un an (du 1er juillet 2008 au 30 juin 2009). En juin 2009, l’ACCAM va effectuer un sondage dans le but de savoir si les services de BottomlineHR.com vous ont été utiles. Si c’est le cas, l’ACCAM n’hésitera pas à renouveler son entente avec BottomlineHR.
BottomlineHR offre des services en ligne pour faciliter la compréhension et la gestion des enjeux liés aux ressources humaines. Une compagnie qui se structure autour de tous les aspects importants de la gestion des gens obtient de meilleurs résultats : moins de roulement de personnel, taux d’absentéisme plus bas, diminution de la prise de journées de maladie, meilleur moral, rendement des employés et satisfaction au travail accrus. Ce site Web vous donne accès à tous les plus récents outils pratiques, processus, formulaires, documents et savoir-faire dans pratiquement tous les aspects de la gestion des gens dans votre organisation.
Le site Web est divisé en 6 sections ou modules:
1) Pour vous aider à démarrer. Cette section a pour but de maximiser le rendement de l’employé.
2) Recrutement: Cette section vous donne des éléments pour attirer les candidats, faire passer une entrevue et développer un processus de sélection complet, faire la vérification des références, etc.
3) Gestion de la performance: Cette section aide les gestionnaires dans leurs communications avec les employés, leur habileté à gérer les ressources humaines, la gestion d’un mauvais rendement. Elle couvre également l’évaluation annuelle de la performance.
4) Rémunération et bénéfices: Le but de cette section est d’assurer que vous soyez compétitifs au niveau de la rémunération et des bénéfices.
5) Gestion du risque: Cette section est particulièrement importante car elle vous indique les étapes appropriées pour mettre un employé à pied, ainsi que de la documentation sur l’équité en matière d’emploi et en matière de rémunération.
6) Administration: Cette section vous donne une structure de base pour composer un manuel complet de politiques en ressources humaines.
1) POUR VOUS AIDER À DÉMARRER
BottomlineHR vous aide à établir une bonne base pour maximiser le rendement de l’employé. Pour ce faire, vous devez communiquer à vos employés ce qu’ils ont besoin de savoir :
- Pourquoi leur travail existe; la réponse devrait se trouver dans leur description de tâches.
- Ce qu’on attend d’eux; ils vont trouver les réponses dans leurs objectifs de rendement tel qu’établis par leur superviseur.
- Comment ils seront évalués; l’employé trouve des réponses dans le processus d’évaluation du rendement.
Pour vous aider dans vos démarches, BottomlineHR vous fournit :
- Un guide pour compléter une description de tâches, des modèles et des exemples
- Un guide de compétences comportementales
- Un guide pour effectuer des évaluations de rendement et des exemples de notes de services aux employés sur la préparation de descriptions de tâches, l’établissement d’objectifs de rendement et la mise sur pied d’un processus d’évaluation du rendement.
Dans cette section, vous trouverez en complément les 6 questions les plus demandées.
2) RECRUTEMENT
Tous les gestionnaires savent qu’il est important de ne pas faire d’erreurs dans le processus d’embauche. Souvent, les gestionnaires vont engager les personnes en se basant sur leurs qualifications mais doivent par la suite les renvoyer à cause de problèmes comportementaux. Le coût d’embauche de la mauvaise personne est significatif : perte de temps, entraînement gaspillé, coûts de remplacement, poursuites devant les tribunaux, etc. La décision que vous prendrez aura un impact sur le rendement de la compagnie.
BottomlineHR a établi un processus de recrutement en 6 étapes pour vous aider à trouver la bonne personne. Ces étapes sont destinées à vous aider à:
- fixer le niveau salarial approprié;
- trouver et trier les candidats;
- faire les entrevues et sélectionner les candidats;
- vérifier les références;
- faire une offre;
- fournir une orientation appropriée aux nouveaux employés
Par exemple, pour vous aider à trouver des candidats, BottomlineHR vous fournit un exemple de lettre de qualifications du candidat recherché destinée aux firmes de chasseurs de têtes. BottomlineHR vous offre également un formulaire de référence de candidats par les employés, un modèle d’affichage de poste à l’interne, une lettre couverture pour trousses d’information destinées aux candidats, une entente de confidentialité, un énoncé respectant la confidentialité et une lettre de refus.
L’entrevue est orientée vers la recherche d’une personne qui démontre une bonne attitude au travail, vous laissant la tâche de déterminer les questions reliées aux qualifications requises. Cette sous-section du site Web offre, entre autres, un guide d’entrevue behaviorale, 22 conseils pour effectuer une interview réussie et pour faire une sélection appropriée ainsi que des questions d’entrevue behaviorales.
BottomlineHR vous encourage fortement à vérifier les références. Le site offre 17 suggestions pour vérifier les références et soulève les questions les plus fréquemment posées sur les pratiques exemplaires de vérification de références.
On retrouve également dans cette section un exemple de contrat d’emploi, une entente de confidentialité et un énoncé de divulgation, les 64 questions les plus fréquemment posées et 51 documents/formulaires.
3) GESTION DU RENDEMENT
On ne devient pas un bon gestionnaire par hasard. Pour être un bon gestionnaire, il vous faut faire de la gestion votre priorité. Gérer le rendement en milieu de travail implique que les employés sachent ce qu’on attend d’eux, quel est leur rendement et de quelle manière ils peuvent s’améliorer. Ce n’est que lorsqu’ils ont cette information qu’ils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, utiliser leur plein potentiel et se sentir liés à leur organisation. Les gestionnaires doivent apprendre et pratiquer de nouveaux comportements s’ils veulent devenir de bons gestionnaires de ressources humaines.
Une fois que les gestionnaires sont en mesure d’incorporer ces nouveaux comportements dans leur vie quotidienne au travail, ils sont davantage en mesure 1) de développer des relations positives avec leurs employés, 2) de fixer des objectifs de rendement avec eux, 3) de les guider pour les amener à mieux performer et 4) de bâtir des équipes efficaces.
Pour obtenir ces résultats positifs, la section (module) est divisée en 4 sous-sections : 1) Communication avec l’employé, 2) Aptitudes à la gestion des ressources humaines, 3) Gestion du mauvais rendement et 4) Évaluation annuelle du rendement.
Malheureusement, la plupart des gestionnaires s’attardent à cette section seulement quand ils ont un besoin urgent de gérer le mauvais rendement d’un ou de plusieurs employé(s). Ils trouvent particulièrement utiles les guides et formulaires suivants :
- Directives pour l’élaboration d’un plan d’amélioration du rendement
- Directives pour la rédaction de lettres d’avertissement / lettres de discipline
- Formulaire d’évaluation du rendement des employés
- Formulaire d’avertissement en cas d’absences
- Omission de se présenter au travail – modèle de lettre initiale et de lettre de suivi
- Avertissement final par écrit – modèle de lettre de suspension sans rémunération
- Formulaire d’évaluation pour l’employé en probation
4) SALAIRE ET BÉNÉFICES
Ce module fournit une approche structurée sur les questions concernant le salaire et les bénéfices. Le but de cette section est de vous aider à attirer et à garder les bonnes personnes.
Par exemple, cette section vous aide à évaluer les emplois d’après l’équité interne, à déterminer la compétitivité externe, à personnaliser votre système de rémunération et à concevoir un programme de bénéfices compétitif.
En particulier, cette section fournit : 1) des directives pour l’évaluation des emplois (et un questionnaire d’évaluation d’emploi), 2) des directives sur la manière de faire le lien entre la rémunération et le rendement, 3) des directives pour personnaliser le plan de rémunération, 4) les choses à faire et à ne pas faire dans les communications avec les employés et 5) un modèle de plan de rémunération.
5) GESTION DU RISQUE
La personne qui gère les situations difficiles reliées aux ressources humaines prend des risques au nom de la compagnie qu’il/qu’elle représente. Les risques sont particulièrement importants lors de la mise à pied d’un employé, lorsqu’on traite de protection de renseignements personnels, des droits de la personne, de parité salariale et d’équité en matière d’emploi.
Les guides et formulaires ci-dessous constituent une bonne police d’assurance contre les cas traités de façon inappropriée. Vous pourriez trouver particulièrement intéressants ces guides et formulaires :
- Politique de cessation d’emploi
- Les aspect légaux
- Sensibilisation du personnel à la santé et à la sécurité au travail
- Préparation d’une politique de santé et sécurité au travail
- Bases des relations efficaces avec les employés
- Exemple de lettre de cessation d’emploi avec un document d’abandon de recours
- Lettre de continuation de salaire et document d’abandon de recours
- Liste de vérification de cessation d’emploi
- Exemples de lettres de cessation d’emploi et de désistement
- Exemples d’entrevue de fin d’emploi
A cette section s’ajoute une série de questions les plus fréquemment posées.
6) ADMINISTRATION
Les employés s’attendent à un traitement juste et stable. La meilleure façon d’y parvenir est d’établir et de communiquer un ensemble de politiques qui reflètent les valeurs et la culture de l’organisation tout en assurant la conformité aux lois qui s’appliquent.
La politique de la compagnie en ce qui a trait aux ressources humaines devrait former une section importante de l’ensemble du manuel de politiques de la compagnie.
Le manuel de politiques de ressources humaines offert sur le site Web contient 55 pages et est présenté en format Word, ce qui vous permet de ne conserver que les sections qui s’appliquent à votre compagnie. Le document contient 7 sections exhaustives.
- Emploi
- Normes de conduite professionnelle
- Apprentissage et développement
- Rémunération
- Bénéfices et services
- Dépenses liées aux déplacements et frais de voyage
- Santé et sécurité au travail
Un document complémentaire est alors offert avec les mêmes sections, ce qui vous permet de choisir celles qui s’appliquent à vous et de les ajouter à votre propre manuel de politiques en ressources humaines. Ces politiques additionnelles couvrent des sujets tels que 1) les heures de travail flexibles, 2) la protection des logiciels, 3) le vol, 4) l’abus de drogues et d’alcool, 5) les allocations automobiles, 6) les changements aux renseignements personnels obtenus par l’employeur, 7) la période de vacances durant les congés autorisés, 8) l’emprunt de jours de vacances, 9) le report de vacances, 10) les vacances et la rémunération en cas de maladie et 11) les congés de mariage.
Vous pouvez ensuite personnaliser le manuel en y insérant le nom de votre compagnie et d’autres renseignements spécifiques dans les zones entre parenthèses, en mettant à jour la table des matières et en créant une couverture personnalisée pour votre manuel.
Je souhaite sincèrement que ce site Web en ressources humaines s’avère utile pour votre compagnie. En juin 2009, l’ACCAM va vous demander si vous avez utilisé ce service avant de considérer le renouvellement de l’entente avec Bottomline HR.
