J'analysais un règlement lorsque mon téléphone sonna.

Moi : Oui?

Admin.: (Doucement) Quel degré de pouvoir le comité exécutif devrait-il avoir?

Moi : Qu'est-ce qui se passe?

Admin.: (D'une voix frustrée) Je fais partie d'un conseil depuis près d'un an. Le comité exécutif obtient toutes les informations mais il nous les cache, il se réunit sans nous et ne s'adresse au conseil que pour obtenir son sceau d'approbation.

Moi : Continuez.

Admin.: (D'une voix plus forte) Ce n'est pas ce que j'avais accepté lorsque j'ai joint le conseil! Je ne fais pas partie du cercle et je m'inquiète des décisions qui sont prises. Je ne crois pas avoir assez d'information et si je pose des questions, je me fais reprendre pour avoir parlé contre les bénévoles qui ont fait le travail.

Moi : En tant qu'administrateur, vous êtes imputable face à ces décisions.

Admin.: (Soupir) C'est ce que je craignais. Je crois que je vais démissionner.

Moi : Attendez! Non! Aaaaaaaaaack! (Silence)

Est-ce là le scénario de “Cauchemar sur Association Street”? Non, c'est la réalité pour beaucoup d'associations. J'ai reçu des douzaines d'appels d'administrateurs se plaignant de leur comité exécutif, alors que les directeurs administratifs se plaignent uniquement du conseil ou du personnel. Pourquoi? J'ai décidé de le demander à plusieurs associations nationales, provinciales, locales, de charité, professionnelles et industrielles. Comme toujours, mes collègues de la SCDA ont partagé ouvertement leurs expériences et opinions. Mes découvertes ont suscité davantage de questions que de réponses, ce qui m'a amenée à vouloir présenter et obtenir d'autre information sur le sujet lors de la conférence nationale 2006 de la SCDA.

Les débuts

Avec l'arrivée d'un nouveau conseil d'administration, ce sont habituellement les représentants (c.-à-d. le président, vice-président, secrétaire et trésorier) qui effectuent le gros du travail. Parce qu'il n'y a pas de personnel, ce groupe se donne le titre de comité exécutif et s'occupe des opérations, en plus de travailler avec le reste du conseil pour les questions de gouvernance. Qu'advient-il lorsque l'association peut enfin embaucher un directeur administratif? En principe, le nouveau directeur administratif devrait s'occuper du travail opérationnel, et les bénévoles qui avaient jusque là fait ce travail devraient retourner à leur rôle de gouvernance. Mais au contraire, le directeur administratif vient tout simplement se greffer au comité exécutif, et le groupe s'affermit.

Polarisation

Dans l'ouvrage “Boards that Make a Difference”, John Carver laisse entendre que la présence d'un directeur administratif rend celle d'un comité exécutif redondante; le comité exécutif interfère dans le travail du personnel tandis que les autres administrateurs perdent leur intérêt pour le travail du conseil. D'autre part, dans son ouvrage “Governing for Results,” Mel Gill semble soutenir le comité exécutif, indiquant qu'il a la tâche de prendre des décisions urgentes entre les réunions du conseil, décisions qui devront ensuite être ratifiées par le conseil. Puisqu'un si grand nombre d'associations allèguent suivre les principes de Carver, je me demande pourquoi ce sont les principes de Gill qui semblent dominer au sein des associations canadiennes?

Les vaches sacrées …

… font d'excellents hamburgers. Si les directeurs administratifs croient que les comités exécutifs sont si merveilleux, quelle est la raison de tous les appels que je reçois de la part de membres du conseil mécontents? Les directeurs administratifs d'association qui ne se plaignent pas me disent avoir dissout leur comité exécutif parce que, a) ils ont un directeur administratif ou, b) ils sont passés à un modèle de gouvernance plus solide. Ils ajoutent invariablement, “et tout va pour le mieux.”

Les directeurs administratifs d'autres associations – celles qui mijotent – me disent, “Oui, nous avons un comité exécutif …et je ne pourrais pas m'en passer.” Un drapeau rouge apparaît dans mon esprit et je réponds, “Mais votre directeur administratif a du personnel …que fait le reste du conseil d'administration?” “Le comité exécutif m'aide,” me dit-on, “et le conseil ne veut pas faire tout ce travail de toute façon.” Hmmm.

Bénévoles consentants

Même quand le directeur administratif prend la relève après le mandat original du comité exécutif, les membres du comité continuent de se faire assigner de nouvelles tâches, qu'ils effectuent. Nos pairs me disent que les rôles suivants sont les plus typiques pour le comité exécutif:

• Groupe de rétroaction du directeur administratif;
• Décisions urgentes entre les réunions du conseil;
• Comité des finances et de vérification;
• Comité du personnel en charge du contrat et de la rémunération du directeur administratif;
• Planification stratégique.

• N'aimeriez-vous pas mieux choisir les personnes auxquelles vous pourrez vous confier ou vous fier, plutôt que de vous faire imposer les représentants?
• Si tous les membres du conseil ont un téléphone et (ou) un accès internet (et si vos règlements le permettent), ne reviendrait-il pas à tout le conseil de prendre les décisions urgentes ?
• Le président, vice-président et secrétaire du conseil sont-elles les personnes les plus compétentes pour travailler avec le trésorier en ce qui concerne les finances et les vérifications? D'autres membres du conseil conviennent peut-être mieux à cette tâche. Les représentants pourraient-ils former ce comité mais avec des pouvoirs liés uniquement aux F&A (c.-à-d. aucune autre affaire “administrative”) ?
• Le président, vice-président, secrétaire et trésorier ont-ils les compétences en ressources humaines que méritent votre contrat et votre rémunération? Si ce n'est pas le cas, le conseil fait-il appel à une expertise externe en RH pour cette fonction? Encore une fois, ce comité pourrait-il être constitué de représentants (qualifiés) avec des pouvoirs restreints (liés aux RH) ?
• Tout le conseil ne doit-il pas s'approprier le plan stratégique pour ensuite prendre des décisions et surveiller le rendement en fonction de ce plan ?

Étapes suivantes

Si votre conseil d'administration ne participe pas autant que vous le souhaiteriez, ou que des conflits surgissent, tournez-vous d'abord vers votre structure et vos documents de gouvernance. Assurez-vous que votre structure convient à votre association et que les attentes et les voies de communications sont claires. Si vos règlements stipulent que “vous devez avoir un comité exécutif,” tentez d'amender le règlement afin de changer le mot “devez”par “pouvez.” Cela vous permettra de faire des changements structurels lorsque vous serez prêts.

Qu'adviendrait-il si vous dissolviez le comité exécutif? Voici des réponses de la part de directeurs administratifs:

• Le travail ne serait peut-être pas accompli (sous-entendant que le conseil n'est pas fiable);
• Le conseil participerait ou quitterait;
• Mon personnel serait sans doute plus heureux;
• Je préparerais des dossiers, et participerais à deux fois moins de réunions;
• Je me sentirais plus à l'aise face à certaines de nos décisions;
• Les coûts diminueraient;
• La vieille garde se révolterait – ils aiment le prestige, les bons repas, et “être au courant.”

Voici les réponses des administrateurs:

• J'obtiendrais une information de meilleure qualité en laquelle j'aurais confiance;
• Je me sentirais plus à l'aise face à nos décisions;
• Je ne me sentirais pas exclu;
• Je ne m'inquiéterais pas autant de mon devoir fiducial et de mon imputabilité;
• La charge de travail pourrait augmenter, mais on ne m'en demande pas tellement à l'heure actuelle;
• Je ne démissionnerais probablement pas.

La plupart de ces arguments tendent à appuyer le démantèlement du comité exécutif. Étonnamment, lorsqu'on leur demande s'ils passeraient aux actes, la plupart des directeurs administratifs affirment qu'ils ne le feraient pas. Pourquoi cette résistance?

Position médiane Si j'ai appris quelque chose du fait d'être membre de la SCDA, c'est que les positions extrêmes attirent les réactions extrêmes et que la “vérité” pour toute association se situe habituellement quelque part au milieu. Voici quelques cas où un comité exécutif peut s'avérer utile:

1. Si vous n'avez pas de directeur administratif ou si le personnel est restreint et peu expérimenté; 
2. Si le conseil est volumineux (plus de 20 administrateurs), ou s'il est fondé sur la représentation et (ou) s'il ne s'agit pas d'un conseil typique de politique-gouvernance; 
3. Si les membres du conseil ne sont pas accessibles par téléphone ou par courriel; 
4. Si les membres refusent un amendement à un règlement pour changer “devoir” par “pouvoir” ou s'il permet l'usage de la technologie pour tenir des réunions ou prendre des décisions; ou
5. Si d'autres enjeux auxquels l'association est confrontée sont tellement cruciaux que la dissolution du comité exécutif à ce moment nuirait à l'association plutôt que de lui profiter.

Pour la majorité des autres cas cependant, je reste sur ma position. Les membres de votre personnel méritent de faire leur travail sans interférence. Vous méritez de faire votre travail sans devoir doublez vos efforts ou le nombre de réunions. Vos administrateurs sont imputables à l'égard de leurs décisions; assigner à un plus petit groupe la tâche de prendre ces décisions augmente l'anxiété des autres administrateurs et diminue leur confiance. Si les administrateurs nécessitent davantage d'information, donnez-leur cette information jusqu'à ce que leur confiance revienne. Ce n'est qu'à ce moment – lorsque tous les administrateurs sentent qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin pour prendre des décisions, lorsqu'ils ont confiance en l'information, lorsqu'ils croient que leur contribution est utile – qu'ils constitueront un conseil efficace et participatif. Oui, vous pouvez perdre quelques bénévoles, mais la plupart souhaitent que vous utilisiez leurs compétences et leurs talents. Si vous utilisez et valorisez ce que votre personnel et vos bénévoles vous apportent, vous améliorerez toute votre association.

Conclusion

Ma motivation en mettant au défi la tradition des comités exécutifs est de vous sensibiliser à une cause potentielle de problèmes persistants au sein des associations. Si des événements indésirables surviennent avec votre conseil d'administration, étendez votre enquête au comité exécutif. Selon mon expérience, certaines mises au point règleront plusieurs malaises courants, et d'autres moins fréquents. Des attentes et des pouvoirs bien définis pour tous les comités, les projets et le personnel peuvent faire la différence entre une participation satisfaisante et frustrante.

Un dernier conseil? Si vous soupçonnez un problème, n'en parlez pas au comité exécutif!